Przechowywanie dokumentów firmowych należy do ważnych obowiązków właściciela firmy. Obowiązek przechowywania niektórych dokumentów trwa nawet kilkanaście lat, dlatego warto zadbać o odpowiednio zorganizowaną przestrzeń do przechowywania. Kontrahenci coraz częściej zwracają uwagę na to w jaki sposób zorganizowane są biura. Dzięki uniwersalnemu wyglądowi szafy kartotekowe idealnie wpasują się w gabinet zaaranżowany zarówno w sposób nowoczesny jak i ten zaprojektowany w klasycznym stylu. Dodatkowo dobrze zorganizowane dokumenty biurowe pozwolą znacznie przyspieszyć i polepszyć jakość pracy.
Spis treści
Jakie dokumenty należy przechowywać?
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania wielu rodzajów dokumentów. Wśród dokumentów, które koniecznie należy przechowywać prowadząc własną działalność znajdziemy między innymi księgi podatkowe i dokumenty księgowe, czyli księgi przychodów i rozchodów, ewidencję przedmiotów, a także rejestry VAT, liczne faktury i dowody księgowe, ewidencje przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki i wiele innych.
Oczywiście nie są to wszystkie dokumenty, których przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące w Polsce prawo. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także dokumenty kadrowe.
Jakie dokumenty zaliczamy do dokumentów kadrowych?
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania m.in:
- akt osobowe pracowników
- kart ewidencji czasu pracy
- list płac
Warto wiedzieć, że prawo nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentów kadrowych w bezpiecznych warunkach, ograniczających możliwe zniszczenie lub częściowe uszkodzenie. Do bezpiecznego przechowywania dokumentów idealnie sprawdzą się metalowe szafy aktowe, które posiadają możliwość zamknięcia. Dodatkowo zamontowanie zamka do szafy na akta poprawi bezpieczeństwo tak ważnych dokumentów. Warto zainwestować w szafy aktowe z półkami o wysokości zbliżonej do teczek aktowych, co ułatwi organizację przestrzeni w szafie.
Jakie meble metalowe wybrać?
Wybór mebli do przechowywania dokumentów nie należy do najłatwiejszych. Rozwój firmy często wymusza na nas zmiany w organizacji przestrzeni biurowej. Wybierając meble do przechowywania dokumentów firmowych warto wziąć pod uwagę ich uniwersalność. Meble metalowe charakteryzują się ogromną trwałością a także możliwością zastosowania w każdej aranżacji. Idealnie wpiszą się w biuro zaprojektowane w sposób tradycyjny, ale także świetnie będą prezentować się w nieco bardziej nowoczesnych przestrzeniach. Ich kolor wybierany jest z wzornika RAL, dlatego może zostać dobrany do mebli, które już posiadamy.
Szafy metalowe dają gwarancję bezpiecznego przechowywania dokumentów. Na rynku dostępne są różne rozmiary i wysokości szaf kartotekowych, co stwarza nam możliwość dopasowania szafy idealnie do rozmiarów posiadanych przez nas dokumentów. Stosowanie szaf aktowych i kartotekowych w swojej przestrzeni biurowej usprawnia pracę, a także pozwala zachować ład i porządek w miejscu pracy, natomiast wykorzystanie półek metalowych pozwala na organizacje bez zwracania uwagi na ciężar przechowywanych dokumentów.
